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Usar la gestión de proyectos para la internacionalización

En el blog que mantenemos en Womenalia, nuestras colaboradoras publican excelentes piezas de opinión y análisis. Una de las últimas, sobre el uso de las técnicas de gestión de proyectos en la actividad de internacionalización de una empresa. Un artículo de absoluto rigor escrito por una experta en internacionalización, Victoria Pascual-Heranz, hacia quien años de trabajo compartido nos infunden un enorme respeto profesional.

Planificación de la internacionalización
Planificación de la internacionalización: estrategia en múltiples frentes simultáneos.

Las palabras de Victoria abundan en uno de los leit-motifs recurrentes de nuestro trabajo en Gedeth: planificar la internacionalización. Dejar de abordar la apertura al exterior de la empresa de forma improvisada, a base de arranques de espíritu empresarial que a menudo no resisten al primer contratiempo y se esfuman tan rápido como surgieron.

Y, en segundo lugar, asumiendo que una internacionalización sólida implica una transformación integral de la empresa: no basta con aumentar los recursos comerciales para vender en el extranjero. Como arranca Victoria su artículo:

(…) con relativa frecuencia, las pymes abordan su proceso de internacionalización centrando la mayor parte de sus esfuerzos en la definición de una estrategia comercial internacional y no prestando tanta atención, al menos en un primer momento, a prever los cambios organizativos que se van a producir.

(…) la internacionalización debería ser entendida como un proyecto más dentro de la empresa, que ha de alinearse con la estrategia general y gestionarse de la misma manera que se gestionan otros proyectos.

Comparemos esto con lo que dice nuestro Juan Millán en la tribuna sobre internacionalización que publicó en bspreviews en diciembre de 2013:

El proceso de internacionalización, más aún si es una pyme de recursos limitados, debe empezar por la planificación. La empresa (y sus consultores, organismos de apoyo, etc.) debe pararse a ordenar su conocimiento y elaborar un plan, asumiendo desde el principio que será un proyecto de carácter estratégico, que afectará a la empresa en su totalidad. Cualquier otro punto de partida tendrá pocas posibilidades de éxito.

Victoria menciona 7 aspectos de la gestión de la internacionalización que deben recibir una atención especial, dentro de un proyecto bien organizado:

  1. Designar un Director de Internacionalización: es decir, que la autoridad respecto de la internacionalización recaiga sobre una sola persona, no sobre un comité. Con el apoyo completo de toda la Dirección.
  2. Identificar a todos los interesados: si la internacionalización implica una transformación global, todos los stakeholders de la empresa se verán afectados en alguna medida: proveedores, clientes, instituciones… La empresa debería intentar pensar quiénes son estos interesados y qué estrategia seguir con cada uno.
  3. Analizar requisitos de la internacionalización: asegurarse de que son realistas y asumibles.
  4. Planificar las comunicaciones internas: identificar quién necesitará información dentro de la empresa, y con qué procedimiento se distribuirá.
  5. Previsión de riesgos: los posibles riesgos asociados al proyecto serán identificados previamente a su inicio, y elaborado una estrategia para protegerse de ellos.
  6. Redefinición de procesos internos: prever de qué manera los procesos internos de la organización (estratégicos, de negocio y de soporte) se verán afectados por la internacionalización, y como ajustarlos.
  7. Gestionar los cambios: el personal se verá afectado en muchos aspectos por el cambio global asociado a la internacionalización, y es necesario superar su desconfianza y facilitar la superación de las dificultades a las que se tendrán que enfrentar.

Como indica Victoria:

Una comunicación gradual, fluida y fiable contribuye a que el equipo esté más predispuesto a aceptar modificaciones y posibles sacrificios. El diseño de planes personales de cambio representa una buena herramienta para hacer frente a estas situaciones.

La internacionalización no es una tarea adicional, es un proyecto que afecta a la esencia de cualquier empresa. Afrontarla de esa manera, asumiendo el esfuerzo y el grado de transformación necesarios, aumenta dramáticamente las posibilidades de que una empresa se internacionalice con éxito, convirtiéndose en una verdadera multinacional (no importa de qué tamaño, puede ser multinacional de 10 empleados), y dando con ello un salto cualitativo en adaptación al mercado, competitividad y capacidad de resistir a las turbulencias.

Victoria PascualEl proceso de internacionalización impactará de lleno en la naturaleza de lo que hace la empresa y de cómo lo hace.

Victoria Pascual-Heranz