Las agendas de negocios son uno de los aspectos que más preocupan las empresas cuando quieren internacionalizarse. Una buena agenda puede ahorrarnos años de acceso a un mercado. Hace tiempo confeccionar una agenda comercial en otro país era una apuesta prácticamente a ciegas, salvo que se contase con ayuda profesional o socios locales. Incluso en el avión, de camino a nuestro viaje de negocios o una feria, seguíamos sin poder prever qué iba a ocurrir. Ya os contamos en este post algunas claves para preparar una feria internacional, hoy queremos hablar de la parte de la confección de la agenda de negocios.
Las agendas de negocios generan cuatro grandes interrogantes. Estas dudas son especialmente acusadas en la internacionalización, donde la lejanía no nos permite conocer hechos para intuir o prever resultados. No existe inercia. Los cuatro grandes interrogantes son:
- ¿Cómo identifico los contactos adecuados?
- ¿Quién es la otra parte y qué intereses tiene?
- ¿Qué confianza puedo depositar?
- ¿Cómo preparo la reunión?
Esto ha cambiado, afortunadamente. La tecnología ha pulido al menos tres de esos interrogantes. Hace no demasiados años solo en identificar a los contactos adecuados teníamos que invertir en un viaje de prospección.
El mejor ejemplo del cambio es el brokerage del Mobile World Congress, al que por cierto asistiremos. ¿Cómo podemos elegir entre 2.200 expositores y 110.000 profesionales de 200 países? Suena difícil, ciertamente. Entre visitantes y expositores tenemos acceso a 5.500 CEOs del sector. Hay cerca de 60.000 Seniors con los que establecer contacto. Ante ese exceso es importante saber discriminar, el tiempo sigue siendo un factor limitado.
En esta herramienta podemos saber con quién vamos a hablar, de qué quiere hablar y tendremos referencias de la empresa o directivo en cuestión. Es el sueño de los exportadores de hace unos años.
Ventajas de los sistemas de agendas de negocios
El MWC no es el único que ofrece este servicio. Muchas ferias ofrecen sistemas de brokerage y matchmaking para gestionar reuniones. Y no solo ayudan en la planificación, son el filtrado previo de muchas reuniones inútiles. Podemos distinguir tres grandes ventajas:
- Fase de investigación: ¿os acordáis de cuando había que conseguir y revisar entre catálogos de otros años? Ahora se evita gran parte del filtrado inicial, accedemos a contactos actualizados con cargo y medio de contacto.
- Calidad del contacto: tenemos una serie de temas o intenciones a la hora de acudir a la feria. Podemos intuir si el contacto es adecuado o no, y tenemos tema del que tratar desde el comienzo. Incluso podemos conocer el idioma en el que tendrá lugar la reunión, hace años esto podía volverse imprevisible.
- Reputación del contacto: podemos comprobar las conexiones, capacidades, pasado y valor de nuestro contacto con respecto a su mercado. Esto es vital a la hora de hacer negocios, es confianza.
El contenido de la reunión sigue siendo la clave, eso nada lo sustituye. Los sistemas de las ferias no garantiza el éxito de ninguna reunión. Al menos ahora podemos descartar los errores más graves que se pueden cometer en una agenda de negocios, que es perder el tiempo. Ya sabéis que en cuestiones de internacionalización hay que planificar bien.
Estas herramientas nos dan procesos y medios para organizarnos, ahora hay que sacarles partido. De nada sirve encontrarse con la persona adecuada si no vamos a atenderle correctamente o vamos a presentarle cuestiones diferentes sobre las que hemos solicitado. Muchas empresas olvidan que deben exigirse lo mismo que demandan: organizar bien las reuniones y ofrecer perfiles reales.
Cómo aprovechar las herramientas de matchmaking
Los principales consejos para sacar partido a las herramientas de matchmaking son:
Cuidar los contenidos que incorporemos al sistema:
- “Un perfil incompleto pertenece a una empresa incapaz”, recuerda esa frase.
- Rellenar con información veraz, completa, concreta y dirigida al cliente.
- Rellenar referencias, métodos de contactos y métodos para comprobar de tus afirmaciones.
- Disponer de un perfil de empresa coherente: lo que ofreces, lo que pides, etc.
- Cuidar la imagen: foto y logo, dado que es la primera impresión visual que se recibirá.
- Muestra la disponibilidad durante la feria.
Aprovecha bien las posibilidades del sistema, debes sobre todo:
- Escribir con antelación a las empresas e intentar adelantar el trabajo todo lo posible. Esto nos ofrece más opciones para preparar mejor las reuniones.
- Investigar a las empresas más allá de lo que exhibe su perfil. Hay que visitar sus webs, perfiles de LinkedIn, canales sociales, etc.
- Cumplir escrupulosamente con las reuniones, cancelando lo que no se pueda llevar a cabo. El incumplimiento puede acarrear sanciones (prohibición de utilizar el sistema otros años). Ser cortés puede permitirnos retomar contacto desde una mejor posición que habiendo empezado con muy mal pie.
Sobre la gestión de la agenda de negocios os recomendamos:
- Rellenar huecos con visitas a stands. No todo es la agenda de negocios, habrá empresas a las que queramos observar de manera previa. Hay que planificar esas visitas a empresas interesantes y ser flexible para lo que descubramos en el transcurso de la propia feria.
- Saber terminar una reunión para poder continuarla tras la feria. Parece abusrdo, pero muchas empresas se empeñan en ir más allá de lo que deben. Cada reunión te dirá dónde debes poner el límite.
- Tener en cuenta las distancias: en una feria grande se puede tardar mucho tiempo en desplazarse. Dejar 5 minutos entre reuniones es una entelequia. De hecho, tenemos un sesgo cognitivo exclusivo para este punto (La Falacia de la Planificación) que nos enseña que somos poco prudentes a la hora de estimar cuánto tiempo vamos a necesitar para terminar de hacer algo.
